KI-Kompetenz › Ratgeber: Schulung dokumentieren
KI-Schulung dokumentieren: So sieht ein belastbarer Nachweis aus
Die KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, aber kein Zertifikat. Was Sie brauchen, ist eine nachvollziehbare Dokumentation. Sie beantwortet eine einzige Frage: Was hat das Unternehmen getan, damit seine Leute mit KI umgehen können?
Warum dokumentieren, wenn es nicht vorgeschrieben ist?
Die Europäische Kommission hält ein Zertifikat ausdrücklich nicht für nötig. Es genügt, intern festzuhalten, welche Schulungen und anderen Maßnahmen es gab. Genau diese Aufzeichnung ist der Punkt: Ohne sie können Sie im Zweifel nichts belegen. Mit ihr zeigen Sie in fünf Minuten, was Sie getan haben. Das hilft gegenüber Aufsichtsbehörden, bei Kundenaudits, bei Versicherungsfragen und intern, wenn etwas schiefgeht.
Diese vier Unterlagen gehören in den Ordner
1. Übersicht der eingesetzten KI-Werkzeuge
Welche Werkzeuge werden wofür genutzt, von welchen Abteilungen? Eine einfache Tabelle reicht. Sie zeigt, dass Sie den Einsatz kennen, und ist die Grundlage für alles Weitere.
2. Maßnahmenplan
Eine Seite, auf der die Geschäftsführung festhält: Wer wird geschult, womit, bis wann? Welche Rollen brauchen eine Vertiefung? Wer ist verantwortlich? Wann wird überprüft?
3. Schulungsliste
Eine Zeile je Person mit diesen Angaben:
- Name und Abteilung oder Rolle
- Bezeichnung und Inhalte der Schulung
- Datum und Dauer
- Ergebnis des Verständnistests, falls vorhanden
- Nummer oder Ablageort des Teilnahmenachweises
- Termin der nächsten Auffrischung
4. Teilnahmenachweise
Je Person ein Dokument, aus dem Name, Datum, Inhalte und Ergebnis hervorgehen. Als PDF abgelegt, zusammen mit der Liste.
Woran man einen brauchbaren Nachweis erkennt
- Er nennt die Inhalte. „KI-Schulung“ allein sagt nichts. Die Module sollten erkennbar sein.
- Er ist einer Person zugeordnet und trägt ein Datum.
- Er belegt Verständnis, zum Beispiel durch einen bestandenen Test, nicht nur Anwesenheit.
- Er verspricht nichts Falsches. Ein Teilnahmenachweis ist kein staatliches Zertifikat. Formulierungen wie „behördlich anerkannt“ oder „garantiert rechtssicher“ sind ein Warnsignal.
Wann nachschulen?
Feste Fristen nennt das Gesetz nicht. Bewährt hat sich:
- Neue Mitarbeitende schulen, bevor sie KI-Werkzeuge nutzen.
- Neue Werkzeuge oder Einsatzzwecke zum Anlass für eine Ergänzung nehmen.
- Neue Rollen mit mehr Verantwortung, etwa im Personalbereich, gezielt vertiefen.
- Regelmäßig auffrischen, zum Beispiel einmal im Jahr. Technik und Recht ändern sich schnell.
Und der Datenschutz?
Schulungsliste und Nachweise enthalten personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Bewahren Sie sie dort auf, wo auch andere Personal- und Schulungsunterlagen liegen, und geben Sie nur denen Zugriff, die ihn brauchen.
Die Schulung zum Thema
Sechs Module, 60 Minuten, Abschlusstest und Teilnahmenachweis für jede Person. Ein Festpreis je Unternehmen. Modul 1 ist kostenlos.
Modul 1 ansehenDieser Beitrag gibt den Rechtsstand November 2026 allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.