KI-Kompetenz › Ratgeber: ChatGPT im Unternehmen
ChatGPT im Unternehmen: Was Mitarbeiter dürfen und was nicht
Darf ich die Kundenmail in ChatGPT kopieren? Wer haftet, wenn die KI eine falsche Zahl ins Angebot schreibt? Die meisten Beschäftigten stellen sich diese Fragen erst, wenn etwas schiefgegangen ist. Hier sind die Antworten, die in jedem Betrieb gelten sollten.
Grundsatz: Erlaubt ist, was der Betrieb freigegeben hat
Ob und womit KI bei der Arbeit genutzt werden darf, entscheidet der Arbeitgeber. Gibt es keine Regel, heißt das nicht, dass alles erlaubt ist. Wer ohne Freigabe ein Werkzeug nutzt und dabei Kundendaten oder Betriebsgeheimnisse preisgibt, kann gegen arbeitsvertragliche Pflichten und gegen Datenschutzrecht verstoßen.
Umgekehrt gilt: Ein Betrieb, der gar nichts regelt, lässt seine Leute im Unklaren. Deshalb braucht es wenige, klare Regeln.
Was nicht in ein KI-Werkzeug gehört
- Personenbezogene Daten ohne Freigabe: Namen, Adressen, Bewerbungen, Mieter- oder Kundenakten. Erlaubt nur in Werkzeugen, die der Betrieb dafür freigegeben hat und für die ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.
- Besonders sensible Daten: Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, Bankdaten.
- Geschäftsgeheimnisse: Kalkulationen, Verträge, Quellcode, Strategiepapiere.
- Zugangsdaten: Passwörter, Schlüssel, Tokens. Niemals.
Der einfachste Schutz ist das Anonymisieren: Namen, Adressen und Nummern vor der Eingabe durch Platzhalter ersetzen. Für einen Textentwurf braucht die KI keine echten Daten.
Private Accounts sind keine Lösung
Wer dienstliche Inhalte über ein privates Konto eingibt, entzieht sie der Kontrolle des Betriebs. Je nach Tarif dürfen Eingaben zum Training verwendet werden, und einen Vertrag zwischen Arbeitgeber und Anbieter gibt es nicht. Dienstliche Arbeit gehört in dienstlich freigegebene Werkzeuge.
Wer steht für das Ergebnis gerade?
Die Person, die es verwendet. Eine KI trägt keine Verantwortung. Wer einen KI-Entwurf als Angebot, Auskunft oder Vertragstext verschickt, steht im Betrieb dafür ein wie für eigene Arbeit. Deshalb gehört zu jedem Ergebnis eine Prüfung: Zahlen und Fakten gegen die Originalquelle, genannte Quellen wirklich öffnen, auf Vollständigkeit achten. Bei Außenwirkung schaut eine zweite Person darüber.
Wo besondere Vorsicht gilt
- Entscheidungen über Menschen: Bewerberauswahl, Leistungsbewertung oder die Einstufung von Kunden sind sensible Einsatzzwecke. Sie können unter strenge Regeln der KI-Verordnung fallen und berühren das Recht, nicht ausschließlich automatisiert beurteilt zu werden (Art. 22 DSGVO).
- Mitschnitte: Besprechungen nicht heimlich aufzeichnen oder transkribieren lassen. Alle Beteiligten müssen informiert sein.
- Fremde Inhalte: Geschützte Texte, Bilder oder Code nicht ungeprüft eingeben oder übernehmen.
Sieben Regeln, die jeder Betrieb festlegen sollte
- Diese Werkzeuge sind freigegeben, alle anderen nicht.
- Diese Daten werden nie eingegeben.
- Ergebnisse werden geprüft, bevor sie verwendet werden.
- Was nach außen geht, sieht eine zweite Person.
- Neue Einsatzzwecke werden vorher gemeldet.
- Fehler und Beinahe-Fehler werden gemeldet, ohne Schuldzuweisung.
- Alle, die KI nutzen, sind geschult.
Mit Punkt 7 erfüllt der Betrieb zugleich, was Art. 4 der KI-Verordnung verlangt: Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten.
Die Schulung zum Thema
Sechs Module, 60 Minuten, Abschlusstest und Teilnahmenachweis für jede Person. Ein Festpreis je Unternehmen. Modul 1 ist kostenlos.
Modul 1 ansehenDieser Beitrag gibt den Rechtsstand November 2026 allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.